LO-Projekt Anleitung - Teil III

Projektbearbeitung

Dieser Dialog dient der Bearbeitung eines Projektes. Da LO-Projekt© netzwerkfähig ist, können auch mehrere Bearbeiter gleichzeitig an einem Projekt tätig sein. Es gibt zwei Möglichkeiten die Projektbearbeitung zu öffnen:

  • Wenn Sie einen Kontakt im Lotus Organizer® (LO) markiert haben, können Sie über den Startdialog direkt den Befehl -> Projekte bearbeiten anklicken. (Wenn kein Kontakt markiert wurde, ist diese Schaltfläche deaktiviert!)
  • Über die Schaltfläche Bearbeiten der Projektverwaltung.

Projektbearbeitung

Wenn Sie die erste Möglichkeit gewählt haben, wird das erste Projekt des markierten Kontakts/Kunden angezeigt. Sie müssen ggf. über die DropDown-Liste Projekte das gewünschte Projekt öffnen. Bei der zweiten Methode haben Sie das Projekt ja bereits in der Projektverwaltung gewählt und können sofort beginnen.

Das Textfeld Kommentar / Notizen nimmt eine Beschreibung zum Projekt auf. Dieser Text kann von jedem Bearbeiter geändert bzw. ergänzt werden.

Der Bearbeiter, der ein neues Projekt anlegt, wird immer als erster Bearbeiter zu diesem Projekt gespeichert. Für alle folgenden Bearbeiter gilt:

Erst nachdem ein Zeitnachweis hinzugefügt wurde, wird der Bearbeiter zum Projekt gespeichert.
Hintergrund: Nicht jeder, der ein Projektfenster öffnet, ist auch an dessen Bearbeitung beteiligt (Chef, Buchhaltung etc.)!

Über die Schaltfläche Optionen können Sie z.B. jederzeit den Bearbeiter bzw. die Abteilung (s.o.) wechseln.

Zeiterfassung

Beginnen wir mit der Zeitmessung. Diese funktioniert genau wie eine Stoppuhr. Schalten Sie die Messung über Zeitmessung starten ein, fügt LO-Projekt die Startzeit in das Feld Beginnt um ein und zieht sich in den Hintergrund zurück. Sie sehen das minimierte Projektfenster in der Taskleiste mit einer aktivierten Uhr und dem Namen Ihres Kunden. Wenn Sie das Fenster wieder in den Vordergrund holen, sehen Sie das die Schaltfläche Zeitmessung starten jetzt deaktiviert wurde und stattdessen Zeitmessung beenden aktivierbar ist. Haben Sie Ihre Arbeit für dieses Projekt beendet, betätigen Sie diese Schaltfläche und LO-Projekt fügt Ihre Endzeit in das Feld Endet um ein und zeigt Ihnen gleich noch die Dauer dieser Zeitmessung an. Natürlich werden Sie nicht immer an Ihrem PC für das Projekt tätig sein. Daher können Sie Ihre Zeiten auch manuell in die entsprechenden Felder eintragen.

In beiden Fällen gilt: Sie müssen Ihre Arbeitszeit zu Ihren Zeitnachweisen Hinzufügen, damit diese berücksichtigt werden. Wenn Sie Ihre Zeiten nachträglich buchen möchten, können Sie die letzten 7 Tage bequem aus der Datumsliste am auswählen. Das Datum muss dabei nicht jedes Mal neu gewählt werden, sondern bleibt für weitere Eingaben auf diesem Tag stehen.

Sollten Sie bei der Eingabe eines Zeitnachweises einen Fehler gemacht haben, können Sie die entsprechende Zeile löschen und so korrigieren. Damit es kein „Böses Erwachen“ gibt, wenn Sie mehrere Zeitnachweise erfasst und versehentlich auf die X- Schaltfläche (Abbruch) klicken, werden Ihre Eingaben sofort gespeichert. Es geht also nichts verloren!

Stundensätze und Bearbeiter

Bevor Sie aber mit der Erfassung Ihrer Zeiten beginnen, sollten Sie zuerst Ihren Stundensatz (wird aus Ihren Einstellungen zum Standardstundensatz übernommen) überprüfen und ggf. ändern.

Achtung: Der Stundensatz eines Bearbeiters kann nur vor der ersten Zeiterfassung geändert werden!

Wenn Sie an einem Projekt zu verschiedenen Stundensätzen arbeiten möchten, können Sie dies über die Wahl verschiedener Bearbeiter bzw. Abteilungen tun. Richten Sie dazu sogenannte Benutzergruppen (z.B.: KS – Progr. = Kai Schmidt, Programmierung) ein. Die Kombinationen zu Bearbeiter & Stundensatz können Sie ähnlich, wie die "Kostenstellencodes" im Lotus Organizer verwenden.

Sie sollten bei der Benennung Ihrer Bearbeiter/Abteilungen bedenken, dass Ihre Zeitnachweise auch für andere (und ggf. Ihre Kunden) nachvollziehbar sein sollten.

Projektplanung

Denken Sie bitte auch an die Projektplanung (wenn schon nicht Ihre eigene, dann vielleicht die Ihrer Kollegen, oder Ihres Chefs) und tragen Sie Ihre voraussichtliche Arbeitszeit für das Projekt unter geplante Zeit ein. Mithilfe dieser Eingabe kann nicht nur der Fortschritt Ihrer Arbeit, sondern auch die Entwicklung des gesamten Projektes, sowie aller Projekte zu diesem Kunden ausgewertet werden!

Aufgrund der Wichtigkeit einer vernünftigen Projekteinschätzung haben wir hierzu noch einige Automatismen eingefügt:

Sobald Ihre tatsächliche Arbeitszeit die geplante Zeit übertrifft, wird diese angepasst. Das bedeutet, Ihre geplante Zeit kann nie hinter der tatsächlichen Arbeitszeit zurückbleiben.

Beispiel: Sie haben Ihre Zeit mit 4 Stunden veranschlagt, arbeiten aber schon seit 6 Stunden an dem Projekt. Ihr Kollege braucht noch ca. 2 Stunden bis zur Fertigstellung und hat dies auch korrekt eingegeben. Wenn sich Ihr Chef nun die Projektverwaltung ansehen würde, stünde dort als Projektfortschritt 100%. Damit würde Ihr Chef, bei seiner Einschätzung, von völlig falschen Angaben ausgehen!
Wenn Sie ein Projekt fertig bearbeitet haben, wird die geplante Zeit automatisch auf die tatsächliche Zeit herauf, oder heruntergesetzt.