LO-Projekt Anleitung - Teil II

Projektverwaltung

Sie stellt das Hauptfenster von LO-Projekt dar. Über diesen Dialog planen Sie Ihre Projekte, sehen den verbleibenden Zeitbedarf, den Status und das zu erwartende Honorar jedes einzelnen Projekts, oder die Summen je Kunde. Außerdem schließen Sie Ihre Projekte hierüber ab und erhalten detaillierte Abrechnungen für Ihre Fakturierung.

In der Titelleiste steht der Name des aktuellen Bearbeiters (Abteilung), den Sie über Optionen anlegen bzw. wechseln können.

Abhängig von der Ausgangsposition enthält das Feld Kunde bereits den vorher im Lotus Organizer® (LO) markierten Kontakt. Darunter sehen Sie dann bereits die Projekte dieses Kunden. Über die Projektfilter bestimmen Sie die anzuzeigenden Projekte. Wenn noch kein Projekt markiert wurde, sehen Sie das Ergebnis für den gewählten Kunden, also die Summe der angezeigten (ggf. gefilterten!) Projekte. So können Sie sich z.B. nur die Gesamtwerte aller offenen Projekte anzeigen lassen. In diesem Falle dient das Kommentarfeld zur Aufnahme einer Kundennotiz.

Projektverwaltung

Markieren Sie ein Projekt in der Liste, ändert sich die Beschriftung des Ergebnisbereichs zu Ergebnis für das aktuelle Projekt. Die Summen, der Fortschritt und der Kommentar beziehen sich nun auf das gewählte Projekt (siehe oben).

Die Schaltflächen

Projektprotokoll

Die Gruppe Aktuelles Projekt enthält Schaltflächen die Aktionen zum markierten Projekt auslösen. Aus diesem Grund sind sie deaktiviert, wenn kein Projekt ausgewählt wurde.

Das Protokoll ist eine Textdatei, die zu jedem neuen Projekt automatisch erstellt und mit dem entsprechenden Kontakt im LO verknüpft wird. Das Protokoll enthält sämtliche Details, z.B. eine Auflistung aller Zeitnachweise und ist beispielsweise bei der Abrechnung eines Projekts sehr nützlich. Das Protokoll kann über diese Schaltfläche jederzeit geöffnet werden.

Über Bearbeiten wechseln Sie in das Projektbearbeitungsfenster. Dort können Sie Ihre Arbeitszeiten zu dem gewählten Projekt (automatisch) eintragen und verwalten.

Löschen sollten Sie Ihre Projekte nur, wenn es unbedingt erforderlich ist! Belassen Sie Ihre Projekte besser im Programm damit diese jederzeit, z.B. zur Analyse des Gesamtvolumens eines Kunden, abrufbar sind. Erledigte oder abgeschlossene Projekte können Sie über die Projektfilter ausblenden lassen. Wenn Sie ein Projekt trotzdem löschen müssen, werden sämtliche Daten zu diesem Projekt und die Protokolldatei gelöscht. Die Verknüpfung zu dem Projekt im LO müssen Sie in diesem Fall manuell entfernen.

Mithilfe der Schaltfläche Abrechnen schließen Sie ein Projekt endgültig ab und erstellen eine Endabrechnung. Das Projekt ist danach für die weitere Bearbeitung gesperrt. Lediglich der Kommentar zum Projekt kann weiterhin editiert werden. Die Abrechnung eines Projektes ist erst möglich, wenn sämtliche Bearbeiter dieses Projektes ihren Status auf fertig gestellt haben.

Die Schalter der Gruppe Programm sind selbsterklärend und bedürfen keiner weiteren Erläuterung.