Bedienungsanleitung

LO-Tool (Standard - Professionell - Server)

Was ist LO-Tool? Ein Programm zur komfortablen Steuerung des IBM/Lotus Organizer® 6.x und automatischen Pflege der entsprechenden Datenbanken.

Das Tool ist in der Lage Lotus Organizer (LO) Dateien vollautomatisch zu komprimieren, zu synchronisieren (nur Professionell) und den Organizer in verschiedenen Modi zu starten.

LO-Tool gibt es in drei Versionen, mit unterschiedlichem Funktionsumfang: Standard, Professionell und Server
Voraussetzungen: Microsoft Windows® 95, 98SE, 2000, ME, XP, Vista, 7 und 8 (32 und 64-Bit)
und Lotus Organizer® 6.x.
Ein Betrieb mit älteren Versionen des Lotus Organizer wird nicht unterstützt.
Installation: Wenn Sie die Setup.exe heruntergeladen und gespeichert haben, starten Sie die Installation durch einen Doppelklick auf die Datei. Sie werden nun gefragt, ob Sie LO-Tool jetzt installieren möchten. Bestätigen Sie diese Frage mit „Ja“. Danach startet das Programm in der Standard-Edition mit seiner Grundkonfiguration. Wenn Sie eine andere Edition erworben haben, öffnen Sie aus der Startgruppe "LO-Tool" den Eintrag "Version ändern (Upgrade)" und geben Sie im dann folgenden Dialog Ihre Lizenzdaten ein.
Beim Start wird auch eine Startgruppe „LO-Tool“ erstellt. Über diese Verknüpfungen können die verschiedenen Modi des Programms (versionsabhängig) gestartet werden. Sie können diese Gruppe inneralb Ihres Startmenüs verschieben, sollten Sie aber nicht löschen.
Wie werde ich LO-Tool wieder los? Über die Verknüpfung „LO-Tool deinstallieren“ in der Programmgruppe „LO-Tool“, in Ihrem Startmenü, werden alle Veränderungen, die LO-Tool an Ihrem System vorgenommen hat, wieder zurückgenommen.

Wie wird LO-Tool bedient?

  Die Konfiguration des Programms erfolgt über eine strukturierte Oberfläche (klicken Sie bitte auf das Bild um es vergrößert anzuzeigen!), die Optionen werden nun eingehend erläutert.

Die Nummerierung entspricht den Nummern im Bild rechts:
1. Im Feld „Ihre Arbeitsdatei“ wird Ihre, im Lotus Organizer (Datei – Benutzervorgaben – Organizer Vorgaben – Vorgabedatei) angegebene Arbeitsdatei voreingestellt. Über „Arbeitsdatei ändern“ kann aber auch jede andere OR6-Datei (z.B. eine gemeinsame LO-Datei auf einem Netzwerk-Server) gewählt werden. Die hier angegebene Datei dient auch als Standarddatei für den Mobil-Modus.
2. Hier bestimmen Sie, ob Ihre Arbeitsdatei automatisch bei jedem Start von LO-Tool bearbeitet werden soll. Da LO-Tool in die Autostartgruppe eingebunden wird, kann Ihre Arbeitsdatei so bei jedem Systemstart gepflegt werden. Wenn Sie LO-Tool aber z.B. im Mobil-Modus verwenden und häufig manuell starten, kann es sinnvoll sein, diese Option zu deaktivieren. Ihre Arbeitsdatei wird trotzdem entsprechend den Einstellungen zu „weitere Organzier-Dateien“ (siehe Punkt 11) gepflegt! Hinweis: Wenn Sie beide Optionen deaktivieren, findet keine automatische Pflege mehr statt!
3. Wenn Sie diese Option aktivieren startet LO-Tool den Organizer automatisch, nachdem es Ihre LO-Datei(en) gepflegt hat. Entweder bei jedem Programmlauf (z.B. Start des PC), oder nur einmal täglich. Als weitere Option können Sie bestimmen, ob der Lotus Organizer als normales Fenster, oder minimiert gestartet werden soll.
Starten Sie Ihren Organizer grundsätzlich über LO-Tool (empfohlen).

Hinweis: Die Datei, mit welcher der LO gestartet wird ist nicht zwangsläufig die im LO eingestellte Vorgabedatei, sondern die aus Punkt 1!
4. Das Programm informiert grundsätzlich über erledigte Aufgaben bzw. Hinderungsgründe. Wenn LO-Tool zusätzlich eine Protokolldatei führen soll (empfohlen!) dürfen Sie diese Option nicht deaktivieren. Beim Systemstart (Verknüpfung in der Autostartgruppe) arbeitet LO-Tool weitgehend im Hintergrund. Die Informationen, die Ihnen LO-Tool dann nicht mehr meldet, gehen nicht verloren, wenn diese Option angehakt ist. Die Log-Datei wird ins LO-Tool-Programmverzeichnis geschrieben. Dieses Protokoll (Textdatei) können Sie jederzeit über den entsprechenden Link in der LO-Tool-Startgruppe öffnen und kontrollieren.
Wenn die LOG-Datei eine bestimmte Größe (256kb) erreicht hat, werden die alten Einträge (zur besseren Übersicht) automatisch gelöscht. Dabei bleibt das letzte Protokoll allerdings erhalten!
5. Der Mobil- (oder auch Synchron-) Modus dient dazu zwei Organizer-Dateien (Standard- und Mobildatei) aktuell bzw. synchron zu halten. Außerdem wird anhand der Verfügbarkeit automatisch entschieden, welche der beiden Dateien im LO geöffnet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Mobil-Modus!
6. Der Hilfe-Button öffnet diese Bedienungsanleitung.  
7. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Fertig" klicken werden Ihre Einstellungen gespeichert und LO-Tool führt direkt einen „Probelauf“ mit der gewählten Konfiguration durch. Ausnahme: Sie starten die Konfiguration über den entsprechenden Link in der Startgruppe. Dann werden die Einstellungen nur gespeichert und nicht sofort angewendet!
8. Die Schaltfläche „Server starten“ ist nur in LO-Tool Server verfügbar und dient dazu, LO-Tool sofort, nachdem Ihre Einstellungen gespeichert wurden, aber ohne Probelauf, in den Servermodus zu versetzen. In dieser Betriebsart verbleibt LO-Tool im Arbeitsspeicher und startet im Hintergrund fällige Aufgaben.
  Dieser Betriebsmodus eignet sich für Netzwerkserver, da diese in der Regel ständig eingeschaltet sind. Eine automatische Erledigung der Aufträge beim Systemstart (wie in Standard und Professionell) würde hier also nicht greifen. Beendet wird der Dienst grundsätzlich beim herunterfahren des Servers, oder über einen Rechtsklick ("Schließen") auf die Taskleistenschaltfläche.
Hinweis: Die Server-Edition benötigt einen installierten Lotus Organizer 6.x auf dem Server!
9. In diese Liste können weitere LO-Dateien zur Bearbeitung aufgenommen, oder daraus entfernt werden (nur Professionell und Server!).  
10. Über die Schaltflächen „Plus“ und „Minus“ können Sie die Liste bearbeiten. Es können natürlich nur LO-Dateien hinzugefügt werden.  
11. Mit der Option „Dateien autom. pflegen“ schalten Sie die automatische Verarbeitung der Liste, beim Start von LO-Tool (Professionell) bzw, im Hintergrund (Server), ein oder aus.
Die Schaltfläche darunter bestimmt in welchem zeitlichen Abstand die Dateien verarbeitet werden sollen.

Hinweis: Wenn diese und die separate Pflegeoption für die Arbeitsdatei ausgeschaltet sind, findet keine Komprimierung der Dateien statt!
12. Der „Server-Turnus“ ist die Zeit, die der LO-Tool Server wartet, bevor er fällige Aufträge überprüft. Würde man diesen Turnus ausschalten, wäre der Server (bei „Intervall = sofort“) permanent mit der Bearbeitung der LO-Dateien beschäftigt. Da die richtige Wartezeit von der Arbeitsumgebung (Anzahl der User, Zugriffe und Verwendungsart der LO-Dateien) abhängig ist, kann dieser Wert hier angepasst werden. In den meisten Fällen sollte der Wert so gewählt werden, dass die Pflege der LO-Dateien außerhalb der Arbeitsstunden stattfinden kann. Im Server-Modus führt LO-Tool immer Protokoll. Es versteht sich von selbst, dass dieses Protokoll regelmäßig überprüft werden sollte. Ebenso selbstverständlich sollte von Zeit zu Zeit geschaut werden, ob der LO-Tool Server auch tatsächlich gestartet wurde.

Die verschiedenen Versionen

Version Beschreibung
Standard Dies ist die einfachste Ausführung des LO-Tool. Sie beschäftigt sich ausschließlich mit einer LO-Datei des Anwenders. Diese Version ist für Privatanwender gedacht, die lediglich eine LO-Arbeitsdatei an einem PC verwenden. Diese Version bietet keinen Mobil-Modus.
Professionell Diese Version richtet sich an Anwender, die den Lotus Organizer auf mehreren PC oder in einem kleinen Netzwerk (SOHO) verwenden. Meist sind diese Netzwerke nicht mit einem „richtigen“ Server (der ständig läuft) verbunden. Als „Dateiserver“ fungieren die vernetzten PC selbst bzw. ein NAS-Laufwerk. Hier kann die Verwaltung der LO-Dateien von einem PC erfolgen. LO-Tool Professionell verwaltet neben der Arbeitsdatei des Benutzers noch bis zu acht andere LO-Dateien im Netzwerk.
Diese Version beinhaltet den Mobil-Modus.

Hinweis: Es muss sichergestellt sein, dass LO-Tool zum Zeitpunkt der Bearbeitung (i.d.R. beim Systemstart) vollen Zugriff auf die zu pflegenden Dateien hat (also alle beteiligten PC, NAS oder Datei-Server bereit und verbunden sind)!
Server Für ein Netzwerk mit Server ist diese Version die richtige Wahl. All seine Aktivitäten protokolliert LO-Tool Server in einer LOG-Datei, so können Sie jederzeit prüfen, wann, welche Aufgaben erledigt wurden. Einmal richtig konfiguriert und gestartet, verrichtet LO-Tool Server seine Dienste völlig unspektakulär und ressourcenschonend auf dem Netzwerkserver. Riesige unkomprimierte oder gar beschädigte LO-Dateien gehören damit entgültig der Vergangenheit an! LO-Tool Server verwaltet neben der Arbeitsdatei des Benutzers noch bis zu 150 andere LO-Dateien im Netzwerk.
Diese Version bietet keinen Mobil-Modus.

Hinweis: Es muss sichergestellt sein, dass LO-Tool zum Zeitpunkt der Bearbeitung (i.d.R. beim Systemstart) vollen Zugriff auf die zu pflegenden Dateien hat (also alle beteiligten PC, NAS oder Datei-Server bereit und verbunden sind)!

Die unterschiedlichen Startmodi

Modus Beschreibung
Autostart Der Start erfolgt aus der Autostartgruppe heraus. Der Link wird vom Programm erzeugt und überwacht.
Die Dateien werden direkt bearbeitet, es werden nur Fehlerhinweise angezeigt!
Konfiguration Die Einstellungen können für den nächsten Programmstart bearbeitet und gespeichert werden.
Quickstart Die Dateien werden direkt bearbeitet, es werden alle Meldungen und Fehlerhinweise angezeigt!
LO-Makro Wie "Autostart", der Aufruf erfolgt direkt aus dem Lotus Organizer über die LO-Makros.
Server Das Programm arbeitet vollständig im Hintergrund. Daher werden keine Meldungen (auch keine Fehler!) angezeigt. Alle Ereignisse werden in das Protokoll geschrieben. Die Protokollfunktion ist in diesem Modus immer eingeschaltet!
Deinstallation Das Programm wird deinstalliert.
Upgrade In diesem Modus kann ein Upgrade in eine höhere Version (Professionell, Server) durchgeführt werden.